Microsoft Project
Planeamento, Monitorização e Controlo
Guia de referência para colaboradores da Direção de Produção — da criação do plano de trabalhos até ao controlo de desvios e relatórios.
Planeamento
Criar projeto, WBS, durações, ligações e recursos
Monitorização
Data de estado, % execução, desvios e agenda
Relatórios
Dashboards, relatórios visuais e personalizados
Gestão Contratual
BPEs, BAMEs, TNPs e tempos de resposta
Atalhos de Teclado
Comandos rápidos para maior produtividade
Tipos de Ligação
CI, CC, II, IC — definições e exemplos práticos
🎯 Fluxo de Trabalho Recomendado
▾Sequência lógica para construir um plano de trabalhos de raiz:
Configurar o Projeto — Criar projeto em branco, definir calendário (horário, feriados, férias) e data de início
Introduzir a WBS — Copiar lista de tarefas do Excel, organizar hierarquia com "Avançar Tarefa", definir Tarefas Resumo
Definir Durações — Preencher durações em dias úteis em todas as tarefas (não nas resumo)
Criar Ligações — Encadear tarefas (CI por defeito), aplicar desfasamentos onde necessário
Inserir Milestones — Consignação, aprovações, conclusão de fases — duração 0 dias
Verificar Caminho Crítico — Ativar visualização de tarefas críticas (vermelho), analisar Margem Total
Atribuir Recursos — Configurar Folha de Recursos (MO/EQ/Material), atribuir às tarefas
Extrair Cronogramas — Plano de MO, Plano de EQ, Cronograma Financeiro
Guardar Linha de Base (Baseline) — Fixar o plano aprovado antes do início da obra
Monitorização periódica — Definir Data de Estado, preencher % concluída e datas reais, analisar desvios
Criar Projeto Novo
Ao iniciar o MS Project, selecionar "Projeto em Branco" para começar de raiz, ou utilizar um modelo pré-configurado com lista de recursos e vistas já definidas.
Vista principal — Gráfico de Gantt
▾Por defeito, o projeto abre na vista Gráfico de Gantt, composta por 4 áreas:
📏 Linha Cronológica
Barra superior com resumo temporal de todo o projeto. Pode ser ativada/desativada em Ver
📋 Lista de Tarefas
Tabela com designação, duração, início, fim e recursos de cada tarefa
📊 Gráfico de Gantt
Representação gráfica das barras de duração e sequencialidade das tarefas
ℹ️ Barra de Estado
Permite alternar entre agendamento Manual/Automático e mudar rapidamente de vista
| Guia | Função Principal |
|---|---|
| Ficheiro | Criar, abrir, gravar, imprimir, Opções do Project |
| Tarefa | Formatação de texto, informação da tarefa, agendamento, vistas rápidas |
| Recurso | Folha de recursos, atribuição, redistribuição |
| Relatório | Dashboards, relatórios visuais e personalizados |
| Projeto | Informação do projeto, calendário, Linha de Base, Data de Estado |
| Ver | Seleção de vistas, folha de recursos, detalhes de tarefas |
| Formatar | Estilos de barra, colunas, esquema visual do Gantt |
Calendário do Projeto
Configurar horário de trabalho, exceções (feriados, férias) e semanas de trabalho específicas.
Como aceder
▾Por defeito: Calendário Padrão com horário 08h–12h e 13h–17h, Segunda a Sexta.
Registar feriados, períodos de paragem, etc. Exemplo: Natal — 25/12 com opção "Descanso".
Para obras com trabalho ao Sábado: criar nova entrada em "Semanas de Trabalho", selecionar "Sábado" e definir horário específico (ex. 08h–12h / 13h–17h).
Data de Início do Projeto
Definir data de início
▾Alterar a data de início para a data pretendida. O Project ajustará automaticamente todas as tarefas a partir dessa data (no modo de agendamento automático).
Agendamento de Tarefas
Manual vs. Automático — o agendamento automático é o modo recomendado para tirar partido total do MS Project.
Manual vs. Automático
▾| Modo | Comportamento | Quando usar |
|---|---|---|
| Automático ⭐ | O Project calcula Início e Conclusão com base nas ligações de tarefas | Recomendado — permite controlo dinâmico do plano |
| Manual | O utilizador define datas manualmente; o Project não as altera | Tarefas com datas fixas por imposição contratual |
Opção 1:
Opção 2: clicar na Barra de Estado no fundo do ecrã → selecionar modo para novas tarefas
Opção 3: alterar tarefa a tarefa na coluna "Modo de Tarefa"
Tipo de Tarefa
Define o que permanece constante quando se altera a equação Trabalho = Duração × Unidades.
Os 3 tipos
▾| Tipo | O que fica fixo | Exemplo prático |
|---|---|---|
| Unidades Fixas (padrão) | Número de pessoas atribuídas | Ao alterar a duração, o trabalho adapta-se mas as unidades mantêm-se |
| Trabalho Fixo | Total de horas de trabalho | Adicionar mais pessoas reduz a duração (ex. jardim — mais jardineiros = menos tempo) |
| Duração Fixa | Duração em dias | Reunião de 1h — adicionar pessoas não reduz a duração da reunião |
Configurar Lista de Tarefas
Inserir/ocultar colunas, configurar escala temporal e formatar o aspeto do Gantt.
Colunas essenciais
▾Botão direito no cabeçalho de uma coluna → "Inserir Coluna" → escrever o nome da coluna pretendida. As colunas inserem-se à esquerda da selecionada e podem ser arrastadas.
Botão direito nas datas do Gantt → "Escala Temporal". Configurar 2 camadas:
- Camada Média: Meses (M1, M2, M3 … desde o início)
- Camada Inferior: Semanas (S1, S2, S3 … desde o início)
- Para quantidades/unidades: usar colunas de Texto (Texto1, Texto2...)
- Para cálculos: usar colunas de Número
- Para duração em dias de calendário: usar coluna Duração2 com fórmula:
DateValue([Conclusão Agendada])-DateValue([Início Agendado])+1 - Configurar estilos de barra: botão direito na área do Gantt → "Estilos de Barra"
Introdução de Tarefas
Método recomendado: Copy/Paste do Excel
▾Preparar a lista de tarefas no Excel (coluna com os nomes das tarefas)
Selecionar e copiar as células no Excel (Ctrl+C)
Clicar na primeira linha da coluna "Nome da Tarefa" no Project
Colar (Ctrl+V) — as tarefas são importadas diretamente
WBS — Work Breakdown Structure
Estrutura hierárquica que divide o projeto em blocos controláveis, do nível mais alto (capítulo) até ao nível de tarefa individual.
Hierarquia e estrutura
▾| Nível | Exemplo | Tipo no Project |
|---|---|---|
| 1 | Projeto Global | Tarefa Resumo Projeto (nível 0) |
| 2 | Arquitectura / Estrutura | Tarefa Resumo (capítulo) |
| 3 | Polivalente / Edifício C | Tarefa Resumo (sub-capítulo) |
| 4 | Demolições | Tarefa Resumo |
| 5 | Demolição de paredes interiores | Tarefa (com duração real) |
Selecionar as tarefas que são sub-tarefas de uma Tarefa Resumo e clicar em:
Ou usar o atalho Alt+Shift+→
- A duração da Tarefa Resumo é calculada automaticamente pelo Project
- As sub-tarefas devem aparecer imediatamente após a Tarefa Resumo correspondente
- Inserir coluna "WBS" para ver codificação automática
- Inserir coluna "Nível Hierárquico" para visualizar o nível de cada tarefa
Durações das Tarefas
Regras de preenchimento
▾- Preencher durações apenas nas Tarefas (não nas Tarefas Resumo)
- A duração das Tarefas Resumo é calculada automaticamente pelo Project
- Unidade padrão: dias úteis (configurável em Opções)
Inserir coluna "Duração2" e configurar fórmula personalizada:
DateValue([Conclusão Agendada])-DateValue([Início Agendado])+1Marco de Projeto (Milestone)
Pontos ou eventos significativos do projeto com duração zero que servem para monitorizar datas-chave.
Exemplos e criação
▾Exemplos típicos em obra:
Inserir tarefa com Duração = 0 dias → o Project converte automaticamente para Milestone (símbolo ◆ no Gantt).
Ligações entre Tarefas
A principal funcionalidade do Project — as dependências direcionam a agenda: qualquer alteração à predecessora afeta automaticamente todas as sucessoras.
4 tipos de ligação
▾| Código | Tipo | Significado | Uso típico |
|---|---|---|---|
| CI | Conclusão–Início ⭐ | B começa quando A termina | Padrão — sequência normal de trabalhos |
| CC | Conclusão–Conclusão | B termina quando A termina | Trabalhos que acabam em simultâneo |
| II | Início–Início | B começa quando A começa | Trabalhos que arrancam em simultâneo |
| IC | Início–Conclusão | B termina quando A começa | Raro — situações muito específicas |
Aplicar na coluna Predecessoras junto ao código de ligação:
- Desfasamento negativo (sobreposição): ex.
44CI-2d→ B começa 2 dias antes de A terminar - Desfasamento positivo (folga): ex.
44CI+5d→ B começa 5 dias após A terminar
Via colunas: editar diretamente a coluna "Predecessoras" (ex: digitar "3" ou "3CI-2d")
Via ribbon: selecionar tarefas →
ou Ctrl+F2Via painel de detalhes: ativar em Ver → "Detalhes" → editar antecessoras/sucessoras no painel inferior
Sobreposições e Folgas
Desfasamentos positivos e negativos
▾| Tipo | Desfasamento | Exemplo | Efeito |
|---|---|---|---|
| Sobreposição | Negativo (−) | 5CI-3d | A tarefa começa 3 dias antes de a predecessora terminar |
| Folga | Positivo (+) | 5CI+2d | A tarefa começa 2 dias depois de a predecessora terminar |
Caminho Crítico
Sequência de tarefas com zero dias de folga — qualquer atraso origina derrapagem direta no prazo global da obra.
Ativar e analisar
▾As tarefas críticas ficam a vermelho no Gantt.
- Margem Total = 0 → Tarefa crítica
- Margem Total > 0 → Número de dias que pode atrasar sem impactar o prazo global
- Aplicar filtro na coluna para listar apenas as tarefas críticas
Tarefa Resumo Projeto
Descrição
▾A Tarefa Resumo Projeto (nível 0) agrega todo o projeto numa única linha, mostrando a duração total, datas de início e conclusão globais.
Recursos
Trabalho, Material e Custo — configurar a Folha de Recursos e atribuir às tarefas.
Tipos de recurso
▾| Tipo | Exemplos | Código Grupo |
|---|---|---|
| Trabalho (MO) | Diretor de Obra, Encarregado, Servente, Pedreiro | mo |
| Trabalho (EQ) | Giratória, Cilindro, Camião, Bomba Betão | eq |
| Material | Betão, Tijolo, Telha, Argamassa | — |
| Custo | Portagens, taxas, aluguer de espaço | — |
Opção 1:
Opção 2: Inserir coluna "Nomes de Recursos" na Lista de Tarefas e editar diretamente
Opção 3: Via Painel de Detalhes → Recursos & Predecessoras
Cronogramas de Mão-de-Obra e Equipamento
Gerar os cronogramas
▾Garantir que todos os recursos têm o campo Grupo preenchido (mo ou eq) na Folha de Recursos
Ir a:
Quando solicitado, inserir "mo" (Mão de Obra) ou "eq" (Equipamento)
Desativar a opção "Trabalho" (botão direito na tabela) — ficam apenas as unidades
Configurar Escala Temporal: Camada Média = Meses / Camada Inferior = Semanas
Guardar vista personalizada para reutilização futura: "Guardar Vista"
Cronograma Financeiro
Como configurar
▾Pré-requisito: coluna "Custo" preenchida em todas as tarefas.
Criar nova vista: Mais Vistas → Nova → Vista Única
Definir: Ecrã = Utilização de Tarefas / Tabela = Custo / Filtro = Todas as Tarefas
Exportar para Excel: copiar e colar a tabela no Excel
Alternativa: usar Relatórios Visuais → "Relatório Fluxo Monetário" (exporta para Tabela Dinâmica Excel).
Linha de Base (Baseline)
O ponto de referência fixo a partir do qual se medem todos os desvios durante a execução da obra.
O que guarda e quando usar
▾Ao guardar a Linha de Base, o Project copia 5 campos para campos de baseline:
- Comparar plano previsto vs. execução real em qualquer momento da obra
- Calcular desvios de prazo (Tabela de Desvio)
- Alimentar relatório "Planeado x Realizado"
- Evidenciar responsabilidades em caso de litígio contratual
Data de Estado
Data de referência para calcular o progresso do projeto e exibir o estado real de execução.
Configuração
▾Definir a data do balizamento (ex.: final do mês). O Project usa esta data para calcular o progresso esperado e comparar com o real.
Tabela de Controlo
Campos a preencher
▾| Campo | O que registar |
|---|---|
| % Concluída | Percentagem de execução real da tarefa (0–100%) |
| Início Real | Data em que a tarefa efetivamente começou |
| Conclusão Real | Data em que a tarefa efetivamente terminou (só para tarefas concluídas) |
| Duração Real | Duração efetivamente consumida até à data de estado |
Atualização do Projeto
Processo de atualização
▾Preencher a Tabela de Controlo (% exec., datas reais)
Aceder a:
Opções: atualizar trabalho como concluído até à data de estado, ou definir 0%/100% para tarefas selecionadas
Analisar desvios nas Tabelas de Desvio e Agenda
Tabela de Desvio
Análise de desvios
▾| Campo | Significado |
|---|---|
| Desvio Início | Diferença entre o Início Baseline e o Início Real/Atual (dias) |
| Desvio Conclusão | Diferença entre a Conclusão Baseline e a Conclusão Real/Atual (dias) |
Tabela de Agenda
Margem Livre vs. Margem Total
▾| Campo | Definição |
|---|---|
| Margem Livre | Nº de dias que a tarefa pode atrasar sem atrasar nenhuma sucessora direta |
| Margem Total | Nº de dias que a tarefa pode atrasar sem atrasar a data de conclusão do projeto |
Introdução aos Relatórios
Tipos de relatório disponíveis
▾| Categoria | Exemplos |
|---|---|
| Dashboards | Descrição Geral de Custos, Descrição Geral do Projeto, Relatório de Evolução, Tarefas Futuras |
| Recursos | Recursos Superalocados, Visão Geral do Trabalho |
| Custos | Saturações de Custos, Fluxo de Caixa |
| Em Curso | Tarefas Críticas, Tarefas Atrasadas, Tarefas Futuras |
| Relatórios Visuais | Tabelas/Diagramas Dinâmicos no Excel e Visio |
Relatórios Personalizados
9 relatórios personalizados disponíveis para instalação no modelo global do MS Project.
Catálogo de relatórios
▾| # | Nome | Conteúdo |
|---|---|---|
| 01 | Resumo Geral do Projeto | Visão geral com informações principais do projeto |
| 02 | Resumo de Prazo | Datas, durações, % execução e desvios de prazo |
| 03 | Milestones | Todos os marcos do plano com estado atual |
| 04 | Tarefas Críticas | Lista de todas as tarefas no caminho crítico |
| 05 | Visão Geral do Cronograma | Resumo geral das tarefas e sua situação |
| 06 | Resumo de Custos | Visão geral de custos — baseline vs. atual |
| 07 | Resumo de Trabalho | Esforço em horas por recurso e fase |
| 08 | Planeado × Realizado | Comparação Prazo / Custo / Trabalho |
| 09 | Resumo de Recursos | Informações gerais sobre todos os recursos |
Abrir o ficheiro "Relatorios Personalizados.mpp"
Ir a Ficheiro → Informações → Organizador
Separador "Relatórios" → selecionar os 9 relatórios personalizados
Clicar em << Copiar para mover para Global.MPT
Fechar. Em qualquer projeto: Relatório → Personalizado → os relatórios estarão disponíveis
Gestão Contratual
"Para que se possa controlar é preciso saber e dominar o que foi contratualizado."
Documentos a dominar
▾BPEs, BAMEs e TNPs — Tempos de Resposta
▾- Registar e controlar todos os tempos de resposta a BPEs e BAMEs
- Em caso de atraso do Cliente: notificar imediatamente e salvaguardar impacto no prazo e preço
- Se o atraso se mantiver: inserir Milestone no plano com a data limite e ligar às tarefas afetadas
- Qualquer trabalho a mais: acompanhar de exposição de custo e extensão de prazo associada
- Cumprir igualmente os timings de resposta da parte da Aceitar/Empreiteiros
⚡ Atalhos de Teclado
Comandos essenciais
▾| Atalho | Ação |
|---|---|
| Ctrl+F2 | Ligar tarefas selecionadas (Conclusão-Início) |
| Ctrl+Shift+F2 | Desligar tarefas selecionadas |
| Alt+Shift+→ | Avançar tarefa (baixar nível hierárquico) |
| Alt+Shift+← | Recuar tarefa (subir nível hierárquico) |
| Alt+Shift+↓ | Mover tarefa para baixo |
| Alt+Shift+↑ | Mover tarefa para cima |
| Ctrl+C / V | Copiar / Colar tarefas (inc. do Excel) |
| Ctrl+Z | Desfazer |
| Ctrl+G | Ir para uma tarefa específica |
| Ctrl+F | Localizar tarefa |
| F5 | Ir para data específica no Gantt |
Caminhos de menu frequentes
▾| Ação | Caminho |
|---|---|
| Definir Data de Início | |
| Configurar Calendário | |
| Guardar Baseline | |
| Data de Estado | |
| Atualizar Projeto | |
| Folha de Recursos | |
| Tabela de Controlo | |
| Tabela de Desvio | |
| Tabela de Agenda | |
| Caminho Crítico | |
| Relatórios |
🔗 Tipos de Ligação
Tabela completa com exemplos de obra
▾| Código | Tipo | Regra | Exemplo em obra | Desfasamento |
|---|---|---|---|---|
| CI | Conclusão–Início | B começa quando A termina | Escavação → Fundações | 5 ou 5CI |
| CI−x | CI com sobreposição | B começa x dias antes de A terminar | Impermeabilização começa 2d antes do fim das fundações | 5CI-2d |
| CI+x | CI com folga | B começa x dias após A terminar | Pintura começa 5d após cura de betão | 5CI+5d |
| CC | Conclusão–Conclusão | B termina quando A termina | Dois acabamentos interiores terminam em simultâneo | 5CC |
| II | Início–Início | B começa quando A começa | Montagem de cofragem e dobragem de armaduras arrancam juntas | 5II |
| IC | Início–Conclusão | B termina quando A começa | Situação muito específica — raro em obra | 5IC |
📑 Catálogo de Relatórios
Relatórios padrão do Project
▾| Acesso | Relatório | Útil para |
|---|---|---|
| Dashboard | Descrição Geral de Custos | Revisão de custos por fase |
| Dashboard | Descrição Geral do Projeto | Status meeting com cliente |
| Dashboard | Relatório de Evolução | Curva de progresso |
| Em Curso | Tarefas Críticas | Foco semanal do Diretor de Obra |
| Em Curso | Tarefas Atrasadas | Ações corretivas imediatas |
| Recursos | Recursos Superalocados | Nivelamento de recursos |
| Visual | Relatório Fluxo Monetário | Cronograma financeiro em Excel |
| Visual | Relatório Custo Orçamental | Baseline de custos por período |
| Personalizado | 08. Planeado × Realizado | Balizamento mensal |
| Personalizado | 03. Milestones | Controlo de marcos contratuais |